Als Subunternehmer in der EU unterwegs | NRW Handwerk international

Als Subunternehmer in der EU unterwegs

Viele Handwerksunternehmen, die im Ausland Aufträge durchführen, kommen eher „zufällig“ an ihren ersten Auftrag jenseits der Grenze. Häufig ist ein langjähriges gutes Kundenverhältnis der entscheidende Faktor, wenn es um den ersten Auslandseinsatz geht. Der Kunde kennt sein Handwerksunternehmen von bisherigen Inlandsaufträgen und möchte nun auch im Ausland nicht auf die Qualität und das Vertrauen zum ausführenden Unternehmen verzichten.

Kalkulation des Auftrags

Entsendung der Mitarbeiter
ggf. Löhne im Ausland
Gibt es andere tarifvertragliche Verpflichtungen bzgl. Arbeitszeiten oder Kosten?
Müssen die Mitarbeiter angemeldet werden?
Werden Schulungskosten für Mitarbeiter anfallen?
Kost und Logis
Verpflegungsmehraufwand
Kosten für Warentransport
ggf. Registrierung im Ausland
gewerberechtliche Anmeldeformalitäten
Sind Kosten für einen erhöhten administrativen Aufwand einzukalkulieren und wie lange dauert es, eine Genehmigung zu bekommen?
ggf. Zertifizierungen
Versicherungsschutz

Dabei kann es sich auch um einen gewerblichen Kunden handeln, der beispielsweise als Großunternehmer aus der Industrie sein Subunternehmen aus dem Handwerk quasi „huckepack“ ins Ausland mitnimmt. Für einige Handwerksunternehmen kommt der Auftrag überraschend und wenn es noch keine Erfahrungen im Auslandsgeschäft gibt, scheint der Auftrag ebenso behandelt zu werden wie ein Inlandsauftrag, da es sich um denselben Kunden handelt. doch dieser Schein trügt: Auch und gerade als sogenannter „Sub“ eines deutschen Auftraggebers sind zahlreiche Vorschriften für den Unternehmer zu berücksichtigen. Es ist leider nicht so, dass sich der Auftraggeber um alle Zulassungsvoraussetzungen oder Genehmigungen kümmern kann und auch darf. der Subunternehmer unterliegt der Pflicht, dies selber zu tun.

Die Europäische Union bietet mit ihren 27 Mitgliedstaaten und rund 446 Mio. Einwohnern einen riesigen Wirtschaftsraum. Daher wurde Ende 2006 die Europäische Dienstleistungsrichtlinie erlassen, die einen regen Dienstleistungsaustausch innerhalb der EU und damit die Freizügigkeit der Unternehmen ermöglichen soll. Die Europäische Dienstleistungsrichtlinie muss allerdings in den einzelnen EU-Ländern jeweils in nationales Recht umgesetzt werden. Aus diesem Grund gibt es immer noch länderspezifische Regelungen, die bei der Tätigkeit im jeweiligen Markt unbedingt berücksichtigt werden müssen.

Diese Regelungen müssen frühzeitig und umfassend recherchiert werden, damit die Kostenkalkulation für den Auftrag erstellt werden kann. Anhand der Kalkulation des Auftrags kann man sich eine Art Checkliste anfertigen, um eine Gliederung der zu überprüfenden Punkte zu erhalten.

Mit der Entsendung von Mitarbeitern (z. b. auf Baustellen) ergeben sich eine Reihe von Punkten, die überprüft werden müssen, da die Mitarbeiter für die Dauer der Entsendung den arbeitsrechtlichen Bestimmungen des Ziellandes unterliegen.

Löhne im Ausland sind ein wichtiger Punkt, bei dem es viele Fallstricke gibt. In einigen europäischen Ländern gibt es andere tarifliche Vereinbarungen, die sowohl die Arbeitszeit regeln als auch die Löhne beinhalten. Dies ist beispielsweise in Frankreich der Fall. Wenn man dort einen Auftrag mit der in der EU im Prinzip möglichen maximalen Wochenarbeitszeit von 48 Stunden kalkuliert, muss man leider feststellen, dass in Frankreich in der Regel nur 35 Stunden in der Woche gearbeitet werden darf. Dies führt zu höheren Kosten, weil die Auftragsdurchführung sich ggf. verlängert oder Überstunden höher entlohnt werden müssen als in Deutschland.

Darüber hinaus haben Arbeitnehmer Anspruch auf die Zahlung der im Zielland geltenden Tarif- oder Mindestlöhne. Liegt etwa ein deutscher Tariflohn unter dem im Zielland, muss der entsendende Arbeitgeber entsprechende Zulagen für den Auslandseinsatz zahlen.

Weiter müssen mit der Entsendung verbundene Formalitäten wie die Aufenthaltserlaubnis berücksichtigt werden. In der Regel sind für Bürger eines EU-Staates keine weiteren Anmeldungen erforderlich, wenn man in einem anderen EU-Staat arbeitet, da hier das Prinzip der Freizügigkeit gilt. Handelt es sich allerdings bei dem entsandten Mitarbeiter um einen Bürger mit einem Pass aus einem Nicht-EU-Staat, muss u.U. eine Aufenthaltserlaubnis beantragt werden.

Aber die Meldepflichten können noch weiter gehen. Dies ist in vielen europäischen Ländern der Fall – insbesondere bei Dienstleistungen im Bau- und Ausbaubereich. In Belgien zum Beispiel müssen ausländische Unternehmen jeden einzelnen Mitarbeiter vor Beginn der Tätigkeiten anmelden. Dazu wurde das Online-Portal LIMOSA eingerichtet:

https://www.international.socialsecurity.be/working_in_belgium/de/home.html

In anderen Ländern gibt es vergleichbare Meldepflichten und -Portale.

Lohnsteuer

Zwischen Deutschland und vielen EU-Mitgliedsstaaten gibt es sogenannte Doppelbesteuerungsabkommen, die folgendes regeln: Löhne und Gehälter, die ein deutsches Unternehmen seinen Arbeitnehmern zahlt, sind im Wohnsitzstaat, also in Deutschland, zu versteuern.

Ausnahme: Ist ein entsandter Arbeitnehmer länger als 183 Tage im Jahr im jeweiligen Land tätig oder arbeitet er für eine sogenannte Betriebsstätte, so sind Löhne und Gehälter im betreffenden EU-Staat zu versteuern. Hier gilt es besonders zu beachten, dass bei Tätigkeiten auf einer Baustelle im Ausland, die länger als 12 Monate dauern (oder in Belgien 30 Tage innerhalb eines 12-Monatszeitraums!), die Baustelle automatisch als Betriebsstätte betrachtet wird und dann Lohnsteuerpflicht im jeweiligen Ausland besteht!

Im Bereich der Sozialversicherung (Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) ist eine A1-Bescheinigung (Entsendebescheinigung) für die entsandten Arbeitnehmer zu beantragen, in der Regel elektronisch über Lohnabrechnungsprogramme. Die Entsendebescheinigung belegt, dass das Sozialversicherungsrecht des Heimatlandes anzuwenden ist. Die Entsendebescheinigung gilt für maximal 24 Monate Entsendung in ein anderes EU-Land und es darf nicht eine andere entsandte Person abgelöst werden.

TIPP:

Beim Spitzenverband Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA, www.dvka.de) sind weiterführende Informationen verfügbar zum elektronischen Verfahren zur Beantragung der A1-Entsendebescheinigung.

Gewerberechtliche Voraussetzungen

Größtenteils besteht Meldepflicht, da die Fachqualifikation zumindest formal geprüft werden soll. Die sogenannte EU-Bescheinigung, die die zuständige deutsche Handwerkskammer dem Unternehmer ausstellt, gilt hier als Nachweis Ihrer Qualifikation gegenüber den ausländischen Stellen.

Aber auch hier gibt es innerhalb der EU große Unterschiede: während in den Niederlanden in- und ausländische Unternehmen nur für sehr wenige handwerkliche Tätigkeiten Qualifikationsnachweise vorlegen müssen, muss man sich in Luxemburg immer vor der Erbringung gelegentlicher Dienstleistungen bei der Direktion für Mittelstand anmelden, bevor man handwerkliche Tätigkeiten ausführen darf. An dieser Stelle muss auch unbedingt auf die Besonderheit für gefahrgeneigte Berufe hingewiesen werden – also insbesondere Installation von Gas, Wasser und Elektro – da für diese in fast jedem Land eine Meldepflicht und teilweise aufwändige Anerkennungsverfahren bestehen.

Transport von Waren

Bei der Durchführung von Dienstleistungen im Ausland geht es meist auch immer um den Transport von waren (Arbeitsmaterialien, Werkzeuge). Dabei müssen Umwelt- und Mautzonen beachtet werden. Besonders bei Aufträgen in europäischen Metropolen wie London und Paris wurden mittlerweile strenge Regelungen eingeführt. Außerdem müssen Fahrzeiten eingehalten werden. (Seit dem Austritt Großbritanniens aus der EU gelten dort auch darüberhinaus andere Regeln!)

Nicht zu vergessen ist der Transit durch Drittstaaten. Innerhalb der EU fallen keine Zölle an. Transportiert man aber seine Waren oder Werkzeuge durch einen Drittstaat (z. b. Schweiz), benötigt man entsprechende Zolldokumente. Hier könnte die Beauftragung einer Zollagentur wertvolle Hilfe leisten.

Bei der Mitnahme von Werkzeugen und Arbeitsgeräten in ein anderes EU-Land muss man auch folgende Aspekte berücksichtigen:

Wie sind die Stromanschlüsse vor Ort?
Müssen taugliche Adapter besorgt werden?
Welche Baumaschinen sind im Zielland zugelassen?
Werden besondere Anforderungen an Prüf- und Messgeräte gestellt?
Welche Lizenzen benötigt der Maschinenführer?
Müssen Nachweise zur Arbeitssicherheit – beispielsweise beim Gerüstbau – vorgelegt werden?

Technische Regeln und Normen

Dies führt kurz zu einem Blick auf technische Normen und Zertifizierungen. Normalerweise haben Produkte mit einer CE-Kennzeichnung eine EU-weite Zulassung. Trotzdem verlangen Auftraggeber manchmal spezielle Kennzeichnungen wie z. B. das Komo-Zertifikat in den Niederlanden für Bauprodukte.

Achten Sie darauf, dass das Material, welches Sie verbauen möchten, (auch) über eine Baumusterzulassung im Zielland oder über ein CE-Zeichen verfügt. Der Auftraggeber kann anderenfalls die Abnahme von Installationen oder Anlagen, die nur eine deutsche Baumusterzulassung haben, verweigern – auch wenn die Geräte des Zielmarktes baugleich sind.

Eine Lösung für Abweichungen bei den technischen Normen kann entweder der Kontakt zu den nationalen Tochterunternehmen der Hersteller im Zielland sein oder auch die Einschaltung eines technischen Büros oder eines nationalen Subunternehmers, der ebenso die Abnahme der Installation vornimmt.

Versicherungen

Die Frage nach Gewährleistungspflichten ist beispielsweise in Frankreich im Baubereich von großer Bedeutung. Dort muss eine zehnjährige Gewährleistungsversicherung (R.C. Decennale) auf Bauwerke abgeschlossen werden. Für Subunternehmer gilt nicht die gesetzliche 10-jährige Gewährleistungspflicht gegenüber dem Bauherrn, aber sie haften gegenüber dem Hauptauftragnehmer und müssen sich ebenfalls entsprechend absichern. Viele Versicherungsunternehmen bieten eine Gewährleistungsversicherung für Frankreich auch auf ihren deutschsprachigen Websites an.

Vor Beginn der Tätigkeiten ist auch ein blick auf notwendige Aspekte zum Stichwort „Versicherungen“ zu richten:

Gibt es einen Auslandskrankenschutz für die entsendeten Mitarbeiter?
Gibt es einen Unfallschutz, der auch im betreffenden Ausland gilt?
Deckt die Betriebshaftpflichtversicherung auch Schadensersatzforderungen im Ausland ab?
Ist die Fahrzeugversicherung auch auf Einsätze im Ausland abgestimmt?
Bestehen besondere Gewährleistungspflichten?

Falls ein Mitarbeiter während der Auslandstätigkeit erkrankt, kann innerhalb der EU mit der Europäischen Krankenversicherungskarte (EHIC European Health Insurance Card; Rückseite der deutschen Gesundheitskarte der Krankenversicherung) medizinische Versorgung in Anspruch genommen werden. Es kann sein, dass Untersuchung oder Behandlung durch einen Allgemein- oder Facharzt vor Ort unmittelbar bezahlt werden müssen. Diese Kosten können aber danach bei der deutschen Krankenkasse des Mitarbeiters zur Erstattung eingereicht werden. Die Merkblätter der DVKA für Touristen geben auch für beruflich bedingte Auslandsaufenthalte wichtige Informationen zu den Leistungen der Krankenversicherung: https://www.dvka.de/de/versicherte/touristen/touristen.html

Auf den Webseiten der DVKA gibt es darüber hinaus Merkblätter zu den sozialversicherungsrechtlichen Rahmenbedingungen eines Auslandseinsatzes: https://www.dvka.de/de/arbeitgeber_arbeitnehmer/merkblaetter_arbeiten_in/merkblaetter_arbeiten_in.html

Umsatzsteuer

Zum Thema Umsatzsteuer sollte im Vorfeld ein Gespräch mit dem Steuerberater geführt werden. Es muss grundsätzlich unterschieden werden zwischen:

Warenlieferungen
Werklieferungen (Ware + Dienstleistung)
Sonstigen Leistungen (Dienstleistungen)

Handwerksunternehmen sind als Subunternehmen in der EU in der Regel im Rahmen von Werklieferungen oder der Erbringung sonstiger Leistungen tätig.

Für die korrekte Rechnungsstellung gilt es folgende Fragen zu klären:

Wo wird die Leistung ausgeführt?
Wer ist der Steuerschuldner?

Die Entscheidung, ob eine Rechnung mit oder ohne Umsatzsteuer auszustellen ist, hängt von der Bestimmung des Leistungsortes und der Art des Kunden (gewerblich/privat) ab.

Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) weist darauf hin, dass USt-ID Nummern kostenfrei durch das BZSt vergeben werden. Mails oder Briefe, in denen die Vergabe oder Veröffentlichung der USt-ID Nummern kostenpflichtig angeboten werden, sind betrügerische Fälschungen.

Wenn ein Unternehmen innerhalb der EU eine Leistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land erbringt, greift nach der Europäischen Mehrwertsteuerrichtlinie die Steuerschuldumkehr, auch Reverse Charge Prinzip genannt. Voraussetzung für die Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens ist, dass beide Unternehmen eine Umsatzsteuernummer haben. Die USt-Nummer des ausländischen Geschäftspartners muss auf der Website des Bundeszentralamts für Steuern (www.bzst.de) überprüft werden, da der Auftragnehmer unter Umständen für die Umsatzsteuer haftet, wenn der Auftraggeber eine falsche Nummer angegeben hat und die Steuer nicht abführt.

Der Auftragnehmer stellt eine Netto-Rechnung, auf der die USt-IdNr. des deutschen Auftragnehmers und die USt-IdNr. des ausländischen Geschäftspartners aufgeführt sind und auf die Anwendung des Reverse Charge Verfahrens hingewiesen wird. Der ausländische Unternehmer berechnet die Umsatzsteuer selbst und führt sie an sein Finanzamt ab. Der Auftragnehmer meldet seine grenzüberschreitenden Umsätze im Rahmen seiner Steuererklärung als Zusammenfassende Meldung an die deutschen Steuerbehörden.

Für im Ausland gezahlte Vorsteuer kann über das Vorsteuer-Vergütungsverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) Erstattung der gezahlten Steuer beantragt werden. Die Beantragung erfolgt elektronisch, das Verfahren ist beim BZSt beschrieben: https://www.bzst.de/DE/Unternehmen/Umsatzsteuer/Vorsteuerverguetung/InlaendischeUnternehmer/inlaendischeunternehmer_node.html

Für Leistungen, die für Privatkunden erbracht werden, ist der jeweilige nationale MWSt-Satz in Rechnung zu stellen. Eine Übersicht der nationalen MWSt-Sätze hat die EU hier zusammengestellt:

https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/vat_de

Informationen zu weiteren grenzüberschreitenden MWSt-Themen sind auf der Seite Your Europe zu finden: https://europa.eu/youreurope/business/taxation/vat/cross-border-vat/index_de.htm

Vertragsgestaltung

Abschließend sei darauf hingewiesen, dass bei der Verfassung von Verträgen Unterstützung durch einen Rechtsanwalt eingeholt werden sollte. Dabei sind folgende Fragestellungen von Bedeutung:

Welches (nationale) Recht gilt? (z.B. hinsichtlich Eigentumsvorbehalts)
Welcher Gerichtsstand wurde vereinbart?
Wurde eine saubere Abgrenzung zur Arbeitnehmerüberlassung getroffen?
Gelten die eigenen AGBs?
Welche Gewährleistung liegt vor?

Im Allgemeinen weichen die Rechtsordnungen in Europa nicht sehr voneinander ab. So können Sie davon ausgehen, dass eine Vertragsgestaltung, die in Deutschland als Arbeitnehmerüberlassung oder Scheinselbständigkeit gewertet würde, vermutlich auch in unseren europäischen Nachbarländern nicht zulässig ist. Wenn es aber um Details einer Kooperationsvereinbarung, Haftungsfragen oder die Vereinbarung von Vertragsstrafen geht, sollten Sie einen Rechtsanwalt, der sich im nationalen Recht des Zielmarktes auskennt, beteiligen.

Die Deutschen Auslandshandelskammern (AHK) haben Listen mit deutschsprachigen Anwälten, die Sie in der Regel auf der Seite der jeweiligen AHK finden können, erstellt. Die AHK in Ihrem Zielland finden Sie hier: www.ahk.de.

Auch im Verzeichnis des NRW-Anwaltsvereins können Sie nach Anwälten mit Kenntnissen in ausgewählten Ländern suchen:

https://anwaltverein.nrw/de/anwaltssuche

Fazit:

Als Subunternehmer in der EU bieten sich viele Chancen für Geschäftstätigkeiten, aber es lauern auch Fallstricke. Mit einer umfassenden und rechtzeitigen Vorbereitung lassen sich solche mitunter teuren Fehler vermeiden.

Die Informationen in dieser Veröffentlichung dienen der Orientierung. Insbesondere branchen- und/oder länderspezifische Regelungen können im Einzelfall abweichen. Sprechen Sie daher die Außenwirtschaftsberaterinnen und -berater Ihrer Handwerkskammer an, die Sie bei der Vorbereitung Ihres Auslandsengagements unterstützen: https://www.handwerk-international.net/ansprechpartner

Autorinnen: Marie Theres Sobik, HWK Düsseldorf / Almut Schmitz, LGH